Communicatie in je hotel verbeteren met een digitale oplossing

Clara van Eitje

20 September, 2023

Hotels, vaak gezien als de spil van de gastvrijheidsindustrie, zijn complexe organisaties die draaien om het bieden van een uitzonderlijke ervaring aan hun gasten. Deze ervaring wordt niet alleen gecreëerd door luxe voorzieningen of een prachtig interieur, maar vooral door een vlekkeloze service. En een sleutelcomponent van die service? Effectieve communicatie. Wil je nu al meer weten over hoe je dit met Eitje kan verbeteren? Boek dan nu een demo.

De noodzaak van duidelijke communicatie in hotels kan niet worden onderschat. Met zoveel verschillende afdelingen - van housekeeping tot de keukenbrigade en van de receptie tot het management - moeten mededelingen, updates en belangrijke informatie snel en efficiënt worden gedeeld. Stel je voor dat er een groep gasten arriveert met specifieke dieetwensen of dat er plotselinge veranderingen zijn in kamerreserveringen. Dit soort informatie moet direct worden gecommuniceerd om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit.

Hier komt Eitje's krachtige communicatietoolset om de hoek kijken. De nieuwsberichtenfunctie is bijvoorbeeld ideaal voor algemene mededelingen. Of het nu gaat om een verandering in het hotelbeleid, een speciaal evenement dat plaatsvindt of gewoon een herinnering aan het team, Eitje's nieuwsberichten zorgen ervoor dat de boodschap snel en breed wordt verspreid.

De chatfunctie daarentegen is perfect voor directere, meer persoonlijke communicatie. Of een manager nu snel feedback wil geven aan een medewerker of teamleden die een shift willen ruilen, met Eitje's chat is dat in een handomdraai geregeld.

Wat echter echt opvalt aan Eitje, is de geïntegreerde aanpak van het platform. Het is niet zomaar een communicatie- of roostertool; het combineert meerdere essentiële functies voor de horeca. Dit betekent dat hotelteams niet hoeven te jongleren met verschillende systemen of apps. Alles, van roostering tot communicatie en van urenregistratie tot training, is ondergebracht op één centrale plek, waardoor de dagelijkse bedrijfsvoering gestroomlijnder en efficiënter wordt. Probeer het nu zelf 28 dagen gratis in Eitje.

Gastvrijheid bevorderen door communicatie in je hotel

In de bruisende wereld van hotels speelt communicatie een onontbeerlijke rol. Hotels, groot of klein, draaien om één centraal punt: hun gasten. De kwaliteit van hun verblijf, hun ervaringen en hun tevredenheid worden niet enkel bepaald door de fysieke voorzieningen, maar bovenal door de service die ze ontvangen. Hierin vormt communicatie de onzichtbare ruggengraat.

Wanneer een hotelteam efficiënt communiceert, kunnen ze met precisie inspelen op de behoeften en wensen van gasten. Of het nu gaat om het verzorgen van een verrassing voor een jubileum, het snel inspringen op een veranderd dieetverzoek of simpelweg het zorgen dat een kamer precies op de juiste temperatuur is bij aankomst van een gast. Een goed geïnformeerd team kan proactief werken, wat niet alleen resulteert in een vlottere service, maar ook in een verhoogde gasttevredenheid. Een tevreden gast is immers een terugkerende gast.

De ware kunst van uitmuntende service in de hotelwereld is echter het vermogen om achter de schermen te werken, zodat gasten alleen het eindresultaat zien: een vlekkeloze ervaring. Het geruisloos inspelen op de wensen en behoeften van gasten zonder dat zij het onderliggende proces waarnemen, is wat echte klasse onderscheidt van de rest. Deze onzichtbare ballet van service is sterk afhankelijk van constante en discrete communicatie.

Digitale tools zoals Eitje spelen een belangrijke rol in het moderniseren en optimaliseren van deze communicatie binnen hotels. In plaats van te vertrouwen op papieren memo's of mond-tot-mond communicatie, biedt Eitje een platform waar nieuwsberichten snel en discreet kunnen worden verspreid, zodat alle betrokkenen onmiddellijk op de hoogte zijn. Door de naadloze integratie van dergelijke communicatietools in de dagelijkse workflow van een hotel, wordt de standaard van service naar een geheel nieuw niveau getild.

Communiceer voor efficiënte samenwerking

In de dynamische omgeving van hotels is efficiëntie geen luxe, maar een noodzaak. Elke dag, elk uur en zelfs elke minuut zijn van cruciaal belang. Het is een plek waar miscommunicaties kunnen leiden tot grote fouten zoals dubbele boekingen, verkeerde kamerindelingen of ontevreden gasten. Heldere communicatie is dan ook het sleutelwoord om dergelijke situaties te voorkomen en de service soepel te laten verlopen.

Denk aan de scenario's. Een groot evenement, zoals een bruiloft of een jaarlijks terugkerend festival in de stad, brengt zijn eigen set van uitdagingen en kansen mee. Gasten hebben verschillende behoeften, verwachtingen en schema's. Het hotelteam moet precies weten wie er komt, wat hun voorkeuren zijn en wat er op de agenda staat. Een eenvoudig nieuwsbericht, gedeeld via het communicatieplatform, kan hierbij wonderen doen. Het personeel weet dan bijvoorbeeld met welk onderwerp ze een gesprek kunnen aanknopen of welke speciale diensten ze kunnen aanbieden.

Operationele overwegingen zijn eveneens cruciaal. Zoals het gezegde luidt: "The devil is in the details". Het lijkt misschien triviaal, maar als de manier waarop handdoeken worden opgevouwen verandert, of als er een nieuwe procedure is voor het schoonmaken van kamers, dan moet het hele team hiervan op de hoogte zijn. Consistentie in de dienstverlening is wat gasten waarderen en waar ze voor terugkomen.

Andere voorbeelden van aanpassingen in de manier waarop je hotel wordt gerund door je personeel waaruit blijkt dat communicatie essentieel is:

  1. Invoering van nieuwe veiligheidsprotocollen:

    Denk aan nieuwe schoonmaakprocedures tijdens een pandemie of specifieke evacuatieprocedures bij noodsituaties.

  2. Introductie van nieuwe technologie:

    Wanneer hotels nieuwe boekingssystemen, betalingssystemen of andere technologieën implementeren, moeten medewerkers getraind en op de hoogte gebracht worden.

  3. Wijziging in check-in/check-out tijden:

    Dergelijke veranderingen moeten gecommuniceerd worden aan de receptie, huishouding en andere betrokken afdelingen om verwarring bij gasten te voorkomen.

  4. Wijzigingen in kamerprijzen of aanbiedingen:

    Om miscommunicatie en mogelijke conflicten met gasten te voorkomen, moeten alle relevante afdelingen op de hoogte zijn van dergelijke wijzigingen.

  5. Nieuwe huisregels:

    Bijvoorbeeld, regels met betrekking tot roken, huisdieren, of gebruik van de hotelfaciliteiten. Duidelijke communicatie hierover voorkomt misverstanden met gasten.

  6. Training en bijscholing:

    Als het hotel besluit dat medewerkers een nieuwe vaardigheid moeten leren of een bestaande vaardigheid moeten opfrissen, is effectieve communicatie noodzakelijk om te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit.

  7. Veranderingen in personeelsbeleid:

    Of het nu gaat om nieuwe werktijden, vakantiebeleid, of dresscode - het is cruciaal dat elke medewerker op de hoogte is van de nieuwe verwachtingen.

Digitale communicatieplatformen, zoals Eitje, zijn in deze context onmisbaar. Ze stellen hotels in staat om snel, efficiënt en duidelijk te communiceren met hun teams. Of het nu gaat om grote evenementen, operationele wijzigingen of gewoon dagelijkse updates, met een goed communicatiekanaal zorgt een hotel ervoor dat elk detail klopt en elke gast een onvergetelijke ervaring heeft.

Voorkom conflicten door communicatie

In de hectische wereld van de hotellerie is effectieve communicatie niet alleen essentieel voor een soepele bedrijfsvoering, maar ook voor conflictbeheersing. Een eenvoudig misverstand of gebrek aan informatie kan al snel escaleren naar een groter probleem dat de reputatie van het hotel kan schaden of de tevredenheid van het personeel kan beïnvloeden.

Neem bijvoorbeeld een situatie waarin een gast een klacht heeft over een kamer die niet naar behoren is schoongemaakt. In zo'n geval is het cruciaal dat de verantwoordelijke schoonmaker onmiddellijk wordt geïnformeerd om het probleem direct aan te pakken. Maar daarna moet er ook breder worden gecommuniceerd. Door het gebruik van een nieuwsbericht kunnen hotelmanagers en afdelingshoofden niet alleen de situatie toelichten aan het hele schoonmaakteam, maar ook verwachtingen stellen en herhaling van dergelijke incidenten in de toekomst voorkomen.

Daarnaast kunnen interne procedurewijzigingen, zoals veranderingen in het menu of de beschikbaarheid van bepaalde ingrediënten, gemakkelijk aanleiding geven tot verwarring onder het personeel. Stel dat het populaire 'vis van de week'-gerecht uitverkocht raakt; dan is het van groot belang dat het bedienend personeel hier direct van op de hoogte is. Zo kunnen zij de gasten informeren voordat deze een keuze maken, wat eventuele teleurstellingen of irritaties bij zowel gasten als keukenpersoneel voorkomt.

Dit benadrukt het belang van een centraal communicatiekanaal, zoals de nieuwsberichtfunctie van Eitje, in de hotelbranche. Hiermee kan snel, duidelijk en effectief worden gecommuniceerd met alle teamleden, waardoor potentiële conflicten vroegtijdig worden aangepakt en de harmonie binnen het team en de tevredenheid van de gasten behouden blijft.

Communiceer met je hele organisatie met nieuwsberichten van Eitje

De hedendaagse hotelsector heeft meer nodig dan alleen een gastvrije houding en schone kamers. In een branche waar alles draait om details, is effectieve communicatie van het grootste belang. En dat is precies waar de communicatietools van Eitje een cruciale rol spelen in het stroomlijnen van de bedrijfsvoering van een hotel.

Nieuwsberichten vormen een integraal onderdeel van deze communicatie. Met Eitje's geavanceerde nieuwsberichtfunctie kunnen hotelmanagers en afdelingshoofden gemakkelijk belangrijke updates verstrekken. Of het nu gaat om veranderingen in boekingen, aankomende evenementen of andere relevante activiteiten binnen het hotel, met Eitje kunnen deze berichten op een georganiseerde manier worden gedeeld. Dit zorgt ervoor dat alle teamleden, van receptie tot housekeeping, op één lijn zitten en werken vanuit dezelfde informatie.

Een van de unieke kenmerken van Eitje is het vermogen om te zien wie een nieuwsbericht heeft gelezen. Dit biedt managers een duidelijk inzicht in de betrokkenheid van teamleden. Heeft een belangrijk bericht enkele leden gemist? Geen zorgen, met Eitje kan eenvoudig een herinnering worden verstuurd. Dit verzekert dat cruciale informatie niet over het hoofd wordt gezien.

De interactieve elementen van Eitje's communicatietools gaan echter verder dan alleen leesbevestigingen. Teamleden kunnen direct reageren op nieuwsberichten, waardoor een dialoog en discussie ontstaat die bijdraagt aan teambuilding. Daarnaast is er de mogelijkheid om diverse media zoals afbeeldingen, video's en bestanden toe te voegen voor extra duidelijkheid.

Het delen van artikelen uit het handboek is een geweldige manier om best practices en trainingsmaterialen te verspreiden. En laten we de polls niet vergeten: een eenvoudige en snelle manier om de meningen van het team te peilen, bijvoorbeeld over de bestemming van het volgende personeelsuitje.

Al met al zijn de communicatietools van Eitje een onmisbaar onderdeel voor hotels die streven naar efficiëntie, betrokkenheid en duidelijke communicatie binnen hun teams. Met Eitje wordt communiceren niet alleen eenvoudiger, maar ook effectiever.

Chat met je hotel medewerkers in Eitje

In de dynamische wereld van het hotelwezen is communicatie cruciaal. Het vermogen om snel en effectief te communiceren, vooral tussen verschillende afdelingen, kan het verschil maken tussen een soepele bedrijfsvoering en chaotische, ontevreden klantinteracties. Eitje, een geavanceerd managementplatform, speelt hierin een essentiële rol met zijn geïntegreerde communicatietools, met name de chatfunctie.

Waarom is dit zo revolutionair voor hotels? Overweeg het volgende scenario: de receptie ontdekt een dubbele boeking voor een suite. In een traditionele setting zou dit waarschijnlijk meerdere telefoontjes of zelfs persoonlijke bezoeken aan verschillende afdelingen vereisen om de situatie op te lossen. Maar met Eitje's chatfunctie kan de receptie het probleem direct delen met de relevante afdelingen, zoals huishouding en klantenservice, waardoor ze snel op één lijn zitten en een oplossing vinden voordat de klant iets merkt.

De chatfunctie bevordert een real-time overleg tussen teams, wat cruciaal is in hotels waar veranderingen vaak en snel kunnen plaatsvinden. Of het nu gaat om een last-minute boeking, een speciaal verzoek van een gast, of zelfs onvoorziene problemen zoals een lift die niet werkt; met Eitje's chat kunnen medewerkers snel informatie delen, overleggen en oplossingen vinden.

Bovendien is het platform zowel op de desktop als mobiel toegankelijk. Dit betekent dat het personeel, of ze nu bij de receptie zijn of onderweg naar een kamer, eenvoudig berichtjes naar hun collega's kan sturen. De chatfunctie blijft ook handig in beeld tijdens andere activiteiten op het platform, zoals het plannen van diensten of urenregistratie. Dus als er vragen zijn over de beschikbaarheid van een medewerker of een punt dat tijdens de urenregistratie moet worden verduidelijkt, kan dit onmiddellijk worden gedaan zonder tussen verschillende schermen te moeten schakelen.

Ten slotte zorgt de transparantie en directheid van de communicatie via Eitje ervoor dat misverstanden tot een minimum worden beperkt. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar draagt ook bij aan een harmonieuzere werkomgeving waarin iedereen zich geïnformeerd en gewaardeerd voelt.

Samenvattend zijn de communicatietools van Eitje niet zomaar een leuke toevoeging aan een hotelmanagementplatform. Ze zijn een gamechanger die de manier waarop hotels intern communiceren en opereren fundamenteel verandert, wat leidt tot een betere dienstverlening en tevreden klanten.

Conclusie

In de dynamische wereld van de hotelsector is het cruciaal dat ieder detail wordt afgestemd op het leveren van de perfecte gastervaring. Dit vereist niet alleen een naadloze service aan de voorkant, maar ook een effectieve en realtime communicatie achter de schermen. Eitje, met zijn geavanceerde nieuwsberichten en chatfuncties, is specifiek ontworpen om aan deze behoeften te voldoen, en fungeert als een brug tussen de verschillende afdelingen van een hotel. Het zorgt ervoor dat elk teamlid toegang heeft tot cruciale informatie wanneer dit het meest nodig is. In een branche waar zelfs de kleinste misstap de algehele ervaring kan beïnvloeden, staat Eitje klaar om hotels te ondersteunen bij hun streven naar uitmuntendheid. Met de juiste tools in handen kunnen hotels zich blijven richten op wat ze het beste doen: het creëren van onvergetelijke ervaringen voor hun gasten.