Een dag bij Bartine: Van vers brood tot strakke planning

Het is een plek waar je versgebakken zuurdesembrood kunt halen of gewoon een lekker gebakje kunt eten. Bartine bestaat uit twee locaties: een sfeervol café waar je terechtkunt voor ontbijt en lunch, en een grote, open bakkerij waar alles met de hand wordt gemaakt.

Achter de schermen draait alles op de inzet van een team van zo’n 65 mensen: van jonge kunstacademiestudenten die in het café werken tot bakkers die hun loopbaan omgooiden om hun passie te volgen. Dat team bij elkaar houden, planningen maken, wijzigingen doorvoeren en uren registreren: dát is de wereld van Vera Padding, die inmiddels al jaren verantwoordelijk is voor de personeelsplanning, HR en administratie bij Bartine.

"Toen ik begon, stond ik nog gewoon op de vloer," vertelt ze. "Maar al snel nam ik de roosters van het café over, en later ook die van de bakkerij. Dat groeide uit tot een fulltime taak. Twee locaties, wisselende beschikbaarheid en een mix van vaste krachten en flexwerkers… dat is soms best een puzzel."

Een werkdag met Eitje

⏰ Op een gemiddelde dag checkt Vera ’s ochtends eerst of alle uren zijn ingevuld en goedgekeurd van de voorgaande dagen, keurt ze goed en stuurt een reminder als er iets ontbreekt. Floor managers hebben hierin een belangrijke rol, maar Vera houdt het overzicht.

✅ Medewerkers geven hun beschikbaarheid door via de Eitje-app. Ze vraagt dit actief uit met groepsberichten, waarin ze deadlines communiceert. Ze controleert of er genoeg mensen beschikbaar zijn en grijpt in als er te veel verlof- of onbeschikbaarheidsaanvragen op dezelfde dag zijn. Zo mogen medewerkers bijvoorbeeld niet beide weekenddagen onbeschikbaar zijn.

🌴 Vera behandelt verlofaanvragen en checkt of deze passen binnen het saldo van medewerkers.

📆 Voor de bakkerij is de planning vrij stabiel en grotendeels gebaseerd op kopiëren van bestaande roosters.

🌦️ Voor het café checkt ze de weersverwachting en kijkt of er extra mensen nodig zijn of juist stand-by gezet moeten worden. Ze werkt veel met maand-templates en vergelijkt met eerdere maanden om trends te herkennen.

🔗 De uren worden met één druk op de knop richting PersonPlus gestuurd voor de verloning. Zij gebruiken namelijk Nmbrs, waar Eitje een koppeling mee heeft. Soms bereidt ze ook rapportages voor, bijvoorbeeld over personeelskosten of productiviteit.

👩‍💻 Naast planning en uren houdt Vera zich bezig met HR-gerelateerde taken zoals contractenbeheer en vragen van medewerkers.

“Het mooie is dat het allemaal op één plek staat: geen eindeloze excel-bestanden meer, geen losse appjes over wie wanneer werkt.”

De waarde van overzicht

Voor teamleden betekent Eitje overzicht en duidelijkheid: ze kunnen makkelijk hun beschikbaarheid doorgeven en weten precies welke dagen ze moeten werken en welke shifts nog openstaan.

Voor managers is het dé manier om grip te houden op een groot team, zonder te verdwalen in Excel-sheets of losse appjes. Met name voor bedrijven met meerdere vestigingen werkt Eitje fijn: je ziet in één systeem hoe de bezetting eruitziet, kunt medewerkers flexibel inzetten over locaties en voorkomt dubbele administratie.

En voor Vera persoonlijk betekent dat rust: ze weet dat de basis klopt, dat uren en verlof inzichtelijk zijn en dat ze snel kan bijsturen als het café opeens drukker of rustiger is dan verwacht.

Ze lacht: "Soms denk ik: hoe deden we dit vroeger eigenlijk? Zeker nu we 65 mensen hebben, zou het zonder Eitje gewoon niet te doen zijn."