Hoe tijd en geld besparen met een inkloksysteem?
Lees meer

Hoe tijd en geld besparen met een inkloksysteem?

Jurriaan Schrofer

30 June, 2022

Een digitaal inkloksysteem voor de horeca

Met een digitaal inkloksysteem voor de horeca bespaar je als manager of horecaondernemer niet alleen veel tijd, maar ook geld. Als het druk is in je hotel of restaurant, of je moet de planning omgooien omdat werknemers afwezig zijn, kan het moeilijk zijn om bij te houden wie in- en uitklokt. Een digitaal inkloksysteem is hier een ware uitkomst en voorkomt dergelijke problemen. Bovendien kan je ook nog eens geld en tijd besparen. Hoe? We leggen dit aan je uit.

Urenregistratie voor hotels en restaurants

De horeca is een indicator voor de economie. Als het goed gaat zijn mensen geneigd uit eten te gaan bij restaurants, vakanties door te brengen in hotels en te genieten van toeristische bestemmingen. Voor de horeca vertaalt meer gasten, bezoekers en vakantiegangers zich in een hogere omzet. Dit betekent ook gelijk dat je meer personeel nodig hebt om te voldoen aan de vraag. En dat geldt ook voor de manier waarop je de urenregistratie, aanwezigheid en planning bijhoudt van je horecapersoneel.

Hoe drukker het in je hotel of restaurant is, hoe belangrijker het is om tijdens elke dienst gekwalificeerd, betrouwbaar personeel paraat te hebben. En, als klantentevredenheid belangrijker is dan wat dan ook, is het ook belangrijk om goed voor je werknemers te zorgen. Horecamedewerkers zijn vaak urenlang achter elkaar op de been. Ze willen zich geen zorgen hoeven te maken over het omgaan met onhandige technologie wanneer ze moeten inklokken en uitklokken. Of naar een andere afdelingscode moeten overschakelen.

Wanneer medewerkers van de ene afdeling naar de andere pendelen, van de ene taak naar de andere, of van de ene bedrijfsentiteit naar de andere, dan moet je de urenregistratie nauwkeurig kunnen bijhouden. Vooral als ze tijdens de werkdag van taak wisselen.

Evenzo wil het kantoorpersoneel, managers en de boekhoudafdeling een vereenvoudigde tijdregistratie oplossing die ze helpt hun taken uit te voeren. Waaronder het verwerken van de loonlijst, roosterplanning en goedkeuring van vakantie-aanvragen.

Bovendien, als het in de horeca heel goed gaat, bestaat de kans dat je beste medewerkers elders werk zoeken. Misschien zelfs aan de overkant van de straat, als het aantal uren, het uurloon of extraatjes beter zijn. Dus als het succes van je bedrijf afhangt van hoe goed je werknemers hun uren registreren, helpt een goed inkloksysteem daarbij.

Inkloksysteem, welke mogelijkheden zijn er?

Er bestaan over het algemeen twee soorten inkloksystemen. De traditionele manier en de digitale automatische urenregistratie. We leggen de verschillende urenregistratie systemen aan je uit.

1. Traditionele urenregistratie

Bij het gebruik van de een traditionele urenregistratie ligt er vaak een papiertje onder de kassa, waar het horecapersoneel hun begin- en eindtijden noteren. Dit kan, maar is verre van ideaal. Medewerkers vergeten het vaak en er is bovendien heel weinig zicht en controle op. Met deze urenregistratie kan heel eenvoudig gesjoemeld worden (en dat gebeurt helaas ook). Bovendien zijn de gegevens pas zichtbaar voor de managers of horecaondernemers, zodra de uren ergens in een systeem zijn ingevoerd. Dat is vaak dagen later, wat ongewenst is.

2. Digitale urenregistratie

Bij een automatisch inkloksysteem worden de gewerkte uren bijgehouden met behulp van technologie. De kloksystemen die hiervoor zijn ontwikkeld, zijn bijvoorbeeld vingerscans, magnetische druppels en een inkloksysteem app. Hier kan niet mee worden gesjoemeld, want je kan pas inklokken als je daadwerkelijke op de locatie aanwezig bent. Deze systemen werken dan ook op real-time basis. Voor degene die toegang hebben tot de data, is direct online zichtbaar welke personeelsleden wel of niet zijn ingeklokt. Met andere woorden wie er wel aanwezig is. Op deze manier kan je op een drukke zomerdag beter plannen en bijsturen.

3. Inklok app

Een inklok app valt ook onder de noemer digitale urenregistratie. We benoemen deze vorm van inkloksysteem apart. Want de vorige twee genoemde digitale urenregistratie systemen zijn zeer kostbaar. Of je het nu hebt over een vingerscan of een druppel die je ergens langs haalt als je begint met werken, de investering van deze twee systemen start vaak bij duizenden euro’s.

Daarentegen heb je de urenregistratie app van Eitje. Dit inkloksysteem biedt de voordelen van een digitaal inkloksysteem, maar dan zonder de hoge kosten! De inklok app kan je namelijk gewoon, en zonder opstartkosten, downloaden op een iOS of Android device. Managers kunnen direct bijsturen, eigenaren hebben live inzicht en de financiële rollen krijgen de daadwerkelijk gewerkte uren direct aangeleverd in de urenregistratie app van Eitje. Bovendien kunnen de horecamedewerker eenvoudig in- en uitklokken op de inklok app.

De functies van een horeca inkloksysteem app

De inkloksysteem app van Eitje heeft diverse handige functies. In een kantoorsituatie hoeven de meeste werknemers in loondienst zich geen zorgen te maken over inklokken en uitklokken. Maar de zaken liggen anders in de horeca, waar de meeste werknemers op uurloonbasis werkzaam zijn. Als je team een mix van flexibele en vaste medewerkers in loondienst omvat, wil je een inkloksysteem die het gemakkelijker maakt voor werknemers die moeten inklokken en uitklokken. De horeca inklok app van Eitje doet dit en nog veel meer.

We benoemen de vijf belangrijkste functies van Eitje inkloksysteem app, die jou als manager of ondernemer helpen bij het verbeteren van de uren boeken, de planning maken en bovendien je budget te beheren.

1. Uren van werknemers bijhouden

Het bijhouden van de gewerkte uren van je werknemers is de meest essentiële taak voor ieder inkloksysteem. Het inkloksysteem van Eitje maakt dit heel gemakkelijk. Managers hebben toegang om de urenregistratie van werknemers te bekijken en te bewerken als dat nodig is. De horecaondernemer kan ook de pauzes, de in- en uitkloktijden en overwerk controleren.

2. Genereer management rapportage

Gebruik de digitale inklok app om de werkelijke uren en arbeidskosten te vergelijken met wat je op basis van het rooster verwachtte. Met een management rapportage kun je de prestaties van je werknemers over bepaalde periodes observeren. Door rapporten te maken en te analyseren, kun je nagaan of je hotel of restaurant de arbeidswetgeving naleeft, of de planning correct verloopt en of de personeelsbezetting afgestemd is op pieken in het werkrooster.

3. Stroomlijn de uren met de loonbetaling

De inklok app van Eitje biedt ook ondersteuning aan de salarisadministratie. Het bespaart enorm veel tijd bij de verwerking van urenbriefjes voor de maandelijkse loonadministratie. Daarnaast weten de horecamedewerker, door het inkloksysteem, zeker dat alle gewerkte tijden ook vastgelegd zijn en zorgen voor een correcte loonbetaling. En er is altijd inzicht in het urensaldi. De app is afgestemd in het navolgen van de arbeidstijdwetten, verlof en vakantiedagen. Ondertussen maken gespecialiseerde loonlijst rapportages het de boekhouding gemakkelijk om de lonen van de flexibele ZZP medewerkers uit te betalen.

4. Voorkomt fraude: tijddiefstal

Niemand wil zich zorgen maken over tijdsdiefstal. Verreweg de meeste horecabedrijven hebben echter elk jaar met fraude te maken bij de urenregistratie personeel. Tijddiefstal negeren doet dit probleem helaas niet verdwijnen. Met een digitaal inkloksysteem komt tijddiefstal niet meer voor. Exacte in- en uitkloktijden worden vastgelegd via de app, waardoor ‘gesjoemel’ met de tijden uitgesloten is. Het is dus een waterdicht inkloksysteem. Inkloksysteem met real-time overzicht van aan- en afwezigheid personeel.

5. Teamkalender functie

Middels de teamkalender functie kunnen medewerkers de beschikbare dagen bekijken, coördineren en communiceren met hun collega’s. Een dienst ruilen is eenvoudig geregeld via de urenregistratie app van Eitje. Werknemersverlof wordt via de tijdsregistratie app goedgekeurd en direct gesynchroniseerd met de teamkalender. In één oogopslag kan de manager de afwezigheid, beschikbaarheid en voorkeuren van werknemers zien, wat het maken van de werkroosters vereenvoudigd.

Tot slot: de voordelen van een digitaal urenregistratie systeem

Een digitaal urenregistratie systeem legt objectief de aan- en afwezigheid van jouw personeelsleden vast. Het automatiseren van de urenregistratie met een inkloksysteem kent vele voordelen, zoals:

  • Een inkloksysteem beperkt de tijd die nodig is voor het handmatig verwerken van de verschillende urenstaten.

  • Berekent de werkelijk gewerkte uren en houdt daarbij rekening met laatkomers, te voeg vertrekken, uitkopende pauzes, vakantie-uren, uitlopende pauzes en meer.

  • Geeft een real-time overzicht van de aan- en afwezigheid van het personeel (ook van belang bij calamiteiten).

  • Een digitaal inkloksysteem is niet gevoelig voor menselijke fouten.

  • Management rapportages waardoor je meer inzicht krijgt in de bedrijfsvoering.

  • Geen handmatige invoer van urenbriefjes en geen Excel urenregistratie meer.

  • Neemt veel werk uit handen voor de personeels- en salarisadministratie.

  • Een inkloksysteem voorkomt fraude, ook wel tijddiefstal genoemd.

  • Geen investeringskosten voor een inkloksysteem app.

Het grootste voordeel van een geautomatiseerd inkloksysteem, middels de applicatie van Eitje, is dat het registreren van de uren heel veel tijd oplevert. En tijd is geld. Je hebt bovendien géén investeringskosten voor het inkloksysteem en het verbetert daarnaast de ervaring van je werknemers. Tevreden personeel, betekent ook tevreden gasten. Want jouw werknemers bedienen de klanten met een brede glimlach! Geen vervelende administratie meer, maar gewoon vrolijk je horecawerk kunnen doen, waarbij je uren automatisch worden bijgehouden via het inkloksysteem.

Eitje urenregistratie app gratis uitproberen

Wil je de Eitje urenregistratie app gratis uitproberen? Dat kan namelijk vrij eenvoudig via de proefversie van Eitje.app. Het enige wat je hoeft te doen om de urenregistratie app gratis uit te proberen, is je aan te melden op de website. Ontdek vervolgens alle voordelen en handig functies van ons digitale inkloksysteem. Voor managers en personeel is de applicatie van Eitje eenvoudig in gebruik. Bovendien door het invullen van de urenstaten te automatiseren, neemt de productiviteit van jouw horecapersoneel toe én verklein je de hoeveelheid administratie. Nooit meer discussie met je medewerkers over de gemaakte uren. Met de automatische urenregistratie app heb je een volledig overzicht, tot de minuut nauwkeurig!