Waarom een digitale personeelsplanner in de horeca onmisbaar is

Met een personeelsplanner horeca is bedrijfsvoering eenvoudiger. Ontdek hier de grootste voordelen van online personeelsplanning.
Jurriaan Schrofer

20 June, 2022

Met online personeelsplanning is het bijhouden van urensaldo, kosten en beschikbaarheid een eitje! Horeca ondernemers kunnen met een online personeelsplanner namelijk in één oogopslag zien wie wanneer werkt en wat de verwachte loonkosten zijn. In feite maak je het met een digitale personeelsplanner een stuk eenvoudiger om taken als personeelsplanning, werving, training en communicatie te vereenvoudigen en automatiseren. Dit is waarom een digitale personeelsplanner in de horeca onmisbaar is.  

Planning hoeft niet veel tijd in beslag te nemen

De horecasector is enorm en competitief. Het heeft in de afgelopen jaren veel veranderingen ondergaan en past zich nog steeds aan nieuwe digitale trends aan. Dit doen horeca ondernemers door bijvoorbeeld te mikken op automatisering en digitalisering. Digitale personeelsplanners zijn daarbij een onmisbare tool. Ze helpen bij het stroomlijnen van processen zoals de horeca personeelsplanning, overzichtelijkheid in het personeelsbestand en het verhogen van de productiviteit. Een goede personeelsplanning hoeft dus niet veel tijd in beslag te nemen. Dat is fijn, want een personeelsplanning maken op de traditionele manier kost je al snel twee werkdagen. Je moet verschillende teamleden om hun beschikbaarheid vragen en op basis hiervan een bezettingsrooster maken dat voor iedereen werkt: zowel het personeel als het bedrijf en de gasten. Je houdt rekening met wensen van het personeel, budgetten voor de personeelskosten, targets voor de omzet en zorgt ervoor dat er genoeg medewerkers aanwezig zijn om aan de klantbehoefte te voldoen. Hoe groter het bedrijf, hoe lastiger het is om eenvoudig roosters in elkaar te flansen. Gelukkig bestaat er software waarmee je controle houdt over de horeca planning terwijl je tijd bespaard. In de planningssoftware is bijvoorbeeld overzichtelijk welke diensten er ingevuld zijn of openstaan. Hierdoor kun je het rooster efficiënt aanvullen en heb je altijd zicht op het actuele rooster.

“work smarter … not harder” – Allen F. Morgenstern

Over de voordelen van onze online personeelsplanner

Online personeelsplanning systemen geven snel inzicht in allerlei zaken die belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering van een horeca onderneming. Hiernaast biedt het de mogelijkheid om een kloppende en actuele loonadministratie bij te houden. Het urenregistratiesysteem helpt dus niet alleen bij het maken van een rooster. Het geeft ook snel inzicht in de personeelskosten en de weersverwachting, waardoor het plannen van medewerkers makkelijker gaat. Een ander groot voordeel van een digitale personeelsplanner is dat de communicatie met het team een stuk eenvoudiger en sneller gaat. In plaats van elke werknemer apart te spreken over zijn of haar beschikbaarheid, kun je met planning software met medewerkers chatten. Dit zorgt ervoor dat de communicatie met verschillende medewerkers is opgeslagen in één omgeving, waardoor er geen misverstanden kunnen ontstaan.

Waarom horecaondernemers kiezen voor online personeelsplanning

De personeelsplanning in de horeca branche is afhankelijk van weersomstandigheden, het aantal reserveringen en andere factoren. Denk bijvoorbeeld aan het griepseizoen of feestdagen. Omdat deze branche zo onvoorspelbaar is, komt het regelmatig voor dat het rooster kort van tevoren aangepast moet worden. Op deze momenten is het belangrijk om snel te kunnen schakelen. Hoe je dat doet? Met een digitale personeelsplanner! Maak je namelijk een wijziging in het online rooster, dan worden alle teamleden van de wijzigingen op de hoogte gebracht met een melding in de mobiele app. Op die manier voorkom je gaten in de horeca planning en optimaliseer je de productiviteit op de werkvloer.

Personeelsplanner horeca - geld besparen In een notendop biedt een online personeelsplanning vooral tijdsbesparing, maar door te werken met een goed systeem kun je ook geld besparen. Als er bijvoorbeeld iemand ziek is dan is het belangrijk om de ziekte-uren goed te registreren. Op basis van de registratie houdt je namelijk rekening met wachtdagen. Hiernaast is een kloppende registratie van gewerkte uren essentieel voor de loonadministratie en het inschatten van de loonkosten.

Personeel inwerken met de personeelsplanner horeca Het inwerken van nieuwe medewerkers of invallers kan veel tijd opslokken. Alhoewel de meeste horecaondernemers een uitgebreide inwerk map hebben om medewerkers op weg te helpen, is het doorspitten hiervan niet de meest efficiënte manier om personeel aan het werk te krijgen. Daarom hebben wij onze software voorzien van een unieke functie waarmee het inwerken van medewerkers eenvoudiger wordt. De app is voorzien van interactieve quizvragen waarmee teamleden sneller ingewerkt kunnen worden. Deze functie biedt de mogelijkheid om medewerkers te toetsen, zodat je gericht kunt werken aan verbeterpunten. Hierdoor bespaar je tijd en verdien je geld omdat medewerkers sneller aan de slag kunnen!

Altijd een sluitende urenregistratie bij de hand De urenregistratie in de horeca is een flinke uitdaging. Je hebt namelijk te maken met verschillende contracten en functies waar specifieke regels aan verbonden zijn. De manager behoort bijvoorbeeld tot de groep vaste medewerkers, maar een invaller met een nul-uren contract niet. Voor beide contracten bestaan er regels over de maximaal toegestane arbeids- en rusttijden. Om te kunnen monitoren of je je als werkgever aan de regels houdt, is een kloppende urenregistratie essentieel. Goed nieuws, want met eitje maak je snel inzichtelijk wie wanneer heeft gewerkt op basis van het contract. De app geeft ook inzicht in de verlofregistratie. Kortom: met online personeelsplanning heb je alle informatie voor personeelsbeheer in één centrale omgeving.

Het maken van een goed rooster is eenvoudiger met eitje

Samengevat heeft een online personeelsplanning enorm veel voordelen. Het helpt bij het verhogen van de omzet, het ondersteunen van de manager bij het inwerken van nieuw personeel en het bijhouden van de urenregistratie en loonadministratie in de breedste zin van het woord. Dit is niet alleen prettig voor werkgevers, maar ook voor werknemers. De app maakt het namelijk mogelijk om uren, verlof, vaardigheden en communicatie met collega's overzichtelijk te houden. Hiernaast worden alle registraties veilig opgeslagen, waardoor je je geen zorgen hoeft te maken over het verlies van data. De mogelijkheden zijn eindeloos en daarom denken wij dat jij zelf moet ervaren hoe fijn het is om met planningssoftware te werken in de horeca. Ben jij benieuwd naar wat eitje voor jouw horecaonderneming kan betekenen? Probeer onze app vandaag door een gratis demo aan te vragen en ervaar het gemak van horeca personeelsplanning met eitje.