Dierenarts Laakkwartier

Bij Dierenarts Laakkwartier draait het om dieren én hun baasjes. Klanten kennen de medewerkers en lopen soms binnen voor een praatje. Achter die persoonlijke sfeer zit een organisatie die goed moet kloppen. Praktijkmanager Ramona gebruikt Eitje voor de roosters, urenregistratie, communicatie en protocollen.

Van personeelsplanning naar operatiekamer

Met ongeveer twaalf medewerkers, vaste werkdagen en wisselende afwezigheid is iedere week anders. Toen het team groeide, bood het vorige roosterprogramma onvoldoende ondersteuning. Vooral overuren bijhouden vroeg veel handwerk: medewerkers vergaten ze soms in te voeren, waarna Ramona moest uitzoeken hoe laat iemand was vertrokken.

Ze zocht een systeem waarmee medewerkers eenvoudig konden in- en uitklokken, mét een personeelsapp om het rooster te bekijken. Zo kwam ze bij Eitje terecht.

Een vaste basis voor iedere week

Een weekrooster maken heeft Ramona zo gepiept. Medewerkers vragen zelf verlof aan en collega’s met een flexibel contract geven hun beschikbaarheid door.

Ramona begint met een template van het standaardrooster en bekijkt waar vervanging nodig is. Bij avonddiensten houdt ze rekening met een latere start. Daarna controleert ze de bezetting in het praktijkprogramma: zijn er voldoende assistenten en is de juiste ervaring aanwezig? Als alles klopt, publiceert ze het rooster en krijgt iedereen een melding.

Klokken bij de ingang

Bij de ingang hangt een tablet waarop medewerkers en stagiairs in- en uitklokken. Zo is achteraf gemakkelijk te controleren hoeveel uur iemand aanwezig was.

Vergeet iemand een klokmoment, dan kan Ramona de registratie meteen op haar telefoon aanpassen. Ook uren goedkeuren doet ze geregeld in de app, wanneer ze nog precies weet wat er die dag is gebeurd.

De dagelijkse overdracht op één plek

Ook communicatie speelt een belangrijke rol. Volgens Ramona loopt ongeveer 95 procent van de werkcommunicatie via Eitje. Ze deelt informatie en stelt vragen waarop medewerkers kunnen reageren, aanvullingen plaatsen of stemmen via polls.

Dat werkberichten een eigen plek hebben, vindt ze prettig. Sommige collega’s houden werk en privé graag gescheiden.

Protocollen die het team zelf kan terugvinden

Op de kennispagina staan protocollen en werkinstructies: van uitleg over het praktijkprogramma tot afspraken over klantcontact. Die informatie stond eerder in papieren mappen. Nu kan iedereen op één centrale plek zoeken. Bestaande protocollen voegde Ramona als pdf toe en nieuwe instructies kwamen er gaandeweg bij.

Vooral nieuwe medewerkers en waarnemers hebben daar veel aan. Zij kunnen zelfstandig terugvinden hoe de praktijk werkt.

Ook de ondersteuning waardeert Ramona. Zeker in het begin kon ze via de chat snel vragen stellen. De combinatie van service, prijs en gebruiksgemak maakt dat ze Eitje ook aan andere dierenartspraktijken zou aanraden. Het belangrijkste voor haar: overzicht en een systeem waarmee het hele team kan werken.

“Werkbaar voor iedereen. Dat iedereen er wel wat mee kan. Of je handig bent met een app of niet.” - Ramona, praktijkmanager bij Dierenarts Laakkwartier