Rooster met een digitaal personeelssysteem in de horeca: van papier naar platform

Clara van Eitje

11 October, 2023

Historische uitdagingen met roosters maken in de horeca

In de horeca is een efficiënte personeelsplanning cruciaal. Historisch gezien bracht horecaplanning tal van uitdagingen met zich mee. Het allereerste systeem was eenvoudig; een handgeschreven rooster. Hoewel simpel, had dit systeem gebreken. Een papieren rooster kon makkelijk kwijtraken, nat worden of plotseling veranderen, wat voor verwarring zorgde. Met de introductie van digitale tools, verschoof men naar het gebruik van Excel voor het maken van roosters. Dit bood meer structuur, maar kwam met eigen problemen. Het opstellen van een rooster in Excel bleek tijdrovend en het doorgeven ervan aan werknemers bleef onhandig. Bij wijzigingen moest het rooster opnieuw worden rondgestuurd, wat een bron van frustratie was. Bovendien bood Excel geen inzicht in de financiële aspecten van de planning, een cruciale factor in de horeca. Eitje doet dit wel! Wil je weten hoe? Boek een demo met ons.

De roosterrevolutie kwam met de komst van specifieke planningssoftware. Deze software stroomlijnde het proces van horecaplanning drastisch en maakte real-time updates mogelijk. Nu kon een rooster eenvoudig worden aangepast en de wijzigingen werden direct gedeeld met het personeel. Deze digitale oplossingen brachten ook financiële analysefuncties met zich mee, waardoor horecaondernemers hun personeelskosten konden bewaken en optimaliseren tijdens het planningsproces. Het vermogen om snel te reageren op veranderende omstandigheden en de financiële implicaties van roosterwijzigingen te begrijpen, markeert een enorme vooruitgang in horecaplanning. Het digitale tijdperk heeft niet alleen de efficiëntie van roosters verbeterd, maar ook waardevolle inzichten geboden die eerder onbereikbaar waren. Het is duidelijk dat de verschuiving naar digitale oplossingen een keerpunt is in de horecaplanning, en het beheer van roosters in de horeca heeft getransformeerd. Wil je meer weten over hoe Eitje dit doet? Boek dan een demo!

Problemen met roosters: inefficiënt plannen met een handmatig systeem

De traditionele wijze van personeelsplanning in de horeca met handgeschreven roosters kende tal van ongemakken. Zo was het een herkenbaar fenomeen dat roosters vaak werden aangepast. Elke aanpassing vereiste het printen en distribueren van een nieuw rooster, wat een tijdrovend en inefficiënt proces was. Bovendien ontbrak het aan cruciale inzichten die essentieel zijn voor effectieve personeelsplanning. Met een papieren rooster was het bijna onmogelijk om een duidelijk overzicht te hebben van wie wanneer beschikbaar was. Ook was het lastig om te weten wat iemands contracturen waren, wat het uurloon was en hoeveel een bepaalde shift zou kosten.

De situatie werd nog gecompliceerder als werknemers plus- of minuren hadden. Het bijhouden van deze uren was een ware nachtmerrie met een papieren rooster. Al deze problemen maakten het maken van planningen bijna een fulltime baan op zich. En in een branche zoals de horeca, waar efficiëntie en kostenbeheersing van groot belang zijn, was dit een ernstige belemmering voor de bedrijfsvoering. Het is duidelijk dat de oude methode van handgeschreven roosters niet voldeed aan de behoeften van moderne horecagelegenheden. Het ontbrak aan gemak, flexibiliteit en vooral aan inzichtelijke informatie die cruciaal is voor effectieve personeelsplanning. De traditionele wijze van roosteren was niet alleen een hindernis voor efficiënte personeelsplanning, maar ook een bron van frustratie voor zowel managers als personeel. De behoefte aan een meer gestroomlijnde, inzichtelijke en efficiënte methode van personeelsplanning in de horeca was nog nooit zo duidelijk.

Innovatie in je personeelsplanning: sneller roosters maken in de horeca met software

Innovatie heeft een frisse wind laten waaien door de wereld van horeca personeelsplanning. Waar eens de problemen van papieren roosters overheersten, daar bracht de komst van online roosteren en planningssoftware een revolutie teweeg. Deze veranderingen hebben de wijze waarop roosters worden opgesteld en gedeeld, drastisch veranderd. Een van de applicaties die voorop lopen in deze revolutie is Eitje. Met Eitje en soortgelijke software is het maken van een rooster geen helse klus meer. De beschikbaarheid van teamleden is nu altijd duidelijk zichtbaar, wat de planning enorm vereenvoudigt.

Wat zijn concreet de voordelen van software gebruiken voor je planningen in de horeca? We hebben ze hier voor je op een rijtje gezet:

1. Inzicht in contracturen van medewerkers tijdens het roosteren

  • Helpt overuren te vermijden

    • Vermindering van loonkosten voor overuren

    • Vermijding van mogelijke contractuele geschillen

  • Voldoet aan contractuele verplichtingen

    • Verzekert naleving van arbeidsovereenkomsten

    • Bevordert eerlijke en accurate roostering

2. Loonkosten inzichtelijk tijdens het plannen

  • Cruciaal in de horeca vanwege vaak dunne marges

    • Helpt bij budgetbeheer en financiële planning

    • Kan bijdragen aan winstoptimalisatie

3. Snelle identificatie van zieke werknemers

  • Verbetert de reactietijd voor het vinden van vervanging

  • Bevordert een gezonde werkomgeving

4. Centraal beheer van verlofverzoeken

  • Eerder verspreid over verschillende communicatiekanalen

    • Vermindert de kans op miscommunicatie

    • Maakt een efficiëntere planning en goedkeuringsproces mogelijk

    • Centraliseert verlofverzoeken voor betere tracking en management

Deze geïntegreerde aanpak betekent dat alle belangrijke informatie nu op één plek te vinden is. Niet alleen de manager, maar het gehele team profiteert hiervan. Het personeel heeft nu ook meer inzicht in het rooster en hun uren, wat bijdraagt aan een betere werkervaring. De transparantie en efficiëntie die planningssoftware brengt, schept een win-win situatie voor zowel het personeel als de baas in de horeca. Het roosterproces is nu gestroomlijnder, efficiënter en vooral minder stressvol. De technologische vooruitgang in personeelsplanning illustreert hoe de horeca zich aanpast en evolueert om aan de hedendaagse behoeften te voldoen.

Digitale roosters in de horeca: Een nieuw tijdperk van personeelsplanning

Digitale roosters hebben de manier waarop personeelsplanning in de horeca wordt benaderd, drastisch veranderd, vooral door het introduceren van real-time updates en verbeterde toegankelijkheid. Een van de grote voordelen is de verminderde kans op fouten en conflicten. In traditionele roostermethoden waren miscommunicatie en fouten bijna onvermijdelijk. Echter, met een platform zoals Eitje worden roosters real-time aangepast en is de informatie direct toegankelijk voor alle betrokkenen. Dit elimineert de behoefte aan mondelinge communicatie of constante berichten via Whatsapp om roosterwijzigingen door te geven aan het personeel.

In de digitale arena van personeelsplanning, kunnen teamleden zelf diensten ruilen, verlofverzoeken indienen, open shifts oppakken, en hun beschikbaarheid doorgeven en aanpassen. Dit decentraliseert de roosterplanning en vermindert de last op de schouders van de manager, terwijl het tegelijkertijd het personeel meer controle en flexibiliteit geeft. Dit is een enorme vooruitgang in de horeca, een sector die bekend staat om zijn dynamische en soms onvoorspelbare werkomgeving.

De voordelen van digitale roosters strekken zich uit tot ver buiten alleen maar tijdbesparing. Ze scheppen een transparanter en eerlijker roosterproces, waarbij real-time updates zorgen voor een vloeiende operatie, ongeacht de omstandigheden. De toegankelijkheid van roosters, de mogelijkheid om snel aanpassingen te maken, en de verminderde kans op fouten en conflicten zijn slechts enkele van de manieren waarop digitale roostertools zoals Eitje de personeelsplanning in de horeca hebben getransformeerd. Ze hebben een omgeving gecreëerd waarin zowel het management als het personeel efficiënter kunnen werken, wat uiteindelijk resulteert in een betere werksfeer en een meer succesvolle horecaonderneming. Het is duidelijk dat de overstap naar digitale roosters een positieve impact heeft gehad op de horeca, en de manier waarop personeelsplanning wordt benaderd, voorgoed heeft veranderd.

Rooster vernieuwing: Hoe een lokaal café de digitale sprong in personeelsplanning maakt

Een café in hartje Amsterdam heeft de stap gezet naar een modernere aanpak van personeelsplanning door de implementatie van de planningssoftware Eitje. Dit illustreert een groeiende trend in de horeca, waarbij de traditionele roosterpraktijken plaatsmaken voor digitale oplossingen. Vroeger werd personeelsplanning vaak gedaan via handmatige methoden of met behulp van basissoftware zoals Excel, wat veel tijd en moeite kostte. Bovendien was het risico op fouten en miscommunicatie groot. Dankzij Eitje is het roosterproces nu gestroomlijnd, met real-time updates en directe communicatie tussen management en personeel.

Deze overgang naar digitale personeelsplanning is voor het café uiterst voordelig gebleken. De eigenaar, met jarenlange ervaring in de horeca, zowel met als zonder een planningsstool, erkende de voordelen van Eitje in het vereenvoudigen van het roosterproces. Hij benadrukte hoe de software voor duidelijkheid zorgt en veel vroegere problemen rondom roostering heeft opgelost.

In een sector waar de werktijden vaak wisselen en waar snel aanpassingen in de personeelsbezetting nodig zijn, biedt de flexibiliteit van Eitje uitkomst. Het stelt managers in staat om snel wijzigingen in het rooster door te voeren en houdt medewerkers op de hoogte van hun diensten en eventuele veranderingen. Ook kunnen werknemers zelf verlof aanvragen, diensten ruilen en hun beschikbaarheid opgeven, wat bijdraagt aan een positievere werkomgeving.

De ervaring van dit café met Eitje benadrukt het belang van digitale transformatie in de horeca personeelsplanning. Het succesverhaal van dit café inspireert ongetwijfeld andere horecaondernemingen die de overgang naar digitale roostertools overwegen voor een efficiëntere bedrijfsvoering.

Rooster integratie: Eitje's samenspel met kassasystemen in de horeca

In de dynamische wereld van de horeca is een efficiënte personeelsplanning onontbeerlijk. Het soepel laten verlopen van de dagelijkse operaties vraagt om een naadloze integratie tussen het rooster en het kassasysteem. Eitje biedt hier de perfecte oplossing voor. Door de digitale roosters te koppelen aan vooraanstaande kassasystemen zoals Lightspeed, UnTill, MPlusKassa, Tebi, Spont, Mr. Winston en meer, wordt het administratieve proces niet alleen gestroomlijnd, maar ook geoptimaliseerd.

Deze integratie zorgt ervoor dat de financiële data rechtstreeks vanuit het kassasysteem wordt geladen in de rooster software van Eitje. Dit biedt horecaondernemers de mogelijkheid om real-time aanpassingen te maken in de personeelsplanning op basis van de financiële performance. Bijvoorbeeld, tijdens een onverwacht drukke avond, kan het rooster live worden aangepast om extra personeel in te zetten. Dit zorgt niet alleen voor een betere klantenservice, maar helpt ook om de omzet te maximaliseren.

De digitale transformatie van kassasystemen heeft ervoor gezorgd dat horecaondernemingen nu toegang hebben tot supersnelle en efficiënte tools. Dit maakt het beheer van roosters en personeelsplanning aanzienlijk eenvoudiger en effectiever. De samenwerking tussen Eitje en de grote kassapartijen is een voorbeeld van hoe technologische vooruitgang de horeca helpt bij het aanpakken van de uitdagingen op het gebied van personeelsmanagement. Het koppelen van roosters aan het kassasysteem is een logische stap in de richting van een volledig geïntegreerde en geoptimaliseerde bedrijfsvoering, waarbij zowel de financiële performance als de tevredenheid van het personeel wordt verbeterd.

Van rooster tot salaris: Eitje's geïntegreerde aanpak voor efficiënte horeca personeelsbeheer

In de horeca draait alles om een effectieve personeelsplanning en een efficiënt roosterbeheer. De inzet van planning software zoals Eitje kan het verschil maken tussen chaos en een soepel lopende operatie. Eitje's innovatieve planning software integreert naadloos met diverse HR-systemen, waardoor een holistisch personeelsbeheer mogelijk wordt. Een van de grootste voordelen van deze integratie is de mogelijkheid om de salarisadministratie te koppelen aan het rooster- en planningssysteem. Dit zorgt voor een constante synchronisatie tussen de actuele roosters, urenregistratie en de personeelsgegevens in het HR systeem.

Door een koppeling tussen Eitje en HR systemen zoals Nmbrs, Visma Raet, Staffable, Connexie, Loket, en Employes, hebben horecaondernemers altijd toegang tot correcte en up-to-date personeelsgegevens en contractinformatie van hun teamleden. Aan het einde van de maand maakt de urenregistratie in Eitje het mogelijk om alle gewerkte uren met een paar klikken door te zetten naar het HR systeem. Zo wordt de salarisadministratie aanzienlijk vereenvoudigd en kan het personeel correct en tijdig worden uitbetaald.

Deze geïntegreerde aanpak van rooster- en personeelsplanning verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar verbetert ook de communicatie tussen het management en het personeel. Horecaondernemers kunnen gemakkelijker inspelen op de behoeften en beschikbaarheid van hun team, terwijl teamleden altijd een helder overzicht hebben van hun roosters en uren. De samenwerking tussen Eitje en diverse HR systemen illustreert hoe technologie kan bijdragen aan gestroomlijnde personeelsplanning en roosterbeheer in de horeca, waardoor een harmonieuze en productieve werkomgeving wordt gecreëerd.

Van papier naar pixel: De digitale overgang in horeca personeelsplanning

In de hedendaagse horeca-arena is het onmiskenbaar dat de toekomst van personeelsplanning sterk verweven is met innovatieve softwareoplossingen. Het digitale tijdperk heeft een revolutie teweeggebracht in hoe roosters worden gecreëerd, gedeeld en beheerd. Geen enkele horecaondernemer zou de significante voordelen van online planning willen missen, gezien het gemak en de efficiëntie die het met zich meebrengt. Het vermogen om roosters te synchroniseren met andere bedrijfssystemen, zoals HR en financiële software, maakt een holistisch beheer van personeelsresources mogelijk.

Softwareoplossingen zoals Eitje hebben aangetoond dat een geïntegreerde aanpak van rooster- en personeelsplanning niet alleen de operationele efficiëntie verbetert, maar ook bijdraagt aan een betere werkervaring voor het personeel. De transparantie en toegankelijkheid die online roosters bieden, zijn ongeëvenaard. Teamleden zijn beter geïnformeerd en kunnen hun persoonlijke verplichtingen gemakkelijker afstemmen op hun werkroosters.

In een branche waar de personeelsdynamiek snel kan veranderen, bieden softwareoplossingen voor personeelsplanning de nodige flexibiliteit en real-time aanpassingsvermogen. De mogelijkheid om live aanpassingen te maken in het rooster, rekening houdend met onvoorziene omstandigheden, is een game-changer in de horeca.

De blijvende impact van deze technologische vooruitgang is niet te onderschatten. Het stelt horecaondernemingen in staat om een geoptimaliseerde personeelsplanning te handhaven, wat cruciaal is voor zowel de tevredenheid van de klant als de financiële gezondheid van het bedrijf. De conclusie is helder: de toekomst van horecaplanning is digitaal, en het implementeren van robuuste softwareoplossingen is een stap in de richting van een meer georganiseerde en winstgevende horecaonderneming.